Thông tư này quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân dưới dạng tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác. Công tác lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân và công tác lưu trữ tài liệu nghiệp vụ trong Công an nhân dân không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này. Thông tư này áp dụng đối với Công an các đơn vị, địa phương và cá nhân, tổ chức có liên quan đến hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.
 |
| Cán bộ Phòng hồ sơ nghiệp vụ, Công an tỉnh Đắk Lắk kiểm đếm, thống kê hồ sơ, sổ sách. |
Theo đó, tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của Công an đơn vị, địa phương. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử. Tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân được chia thành 24 nhóm hồ sơ. Chi tiết các hồ sơ thuộc 24 nhóm hồ sơ được quy định tại phụ lục kèm theo Thông tư.
Về hệ thống tổ chức lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân, Thông tư quy định gồm Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử. Trong đó, các đơn vị trực thuộc Bộ Công an (tại Văn phòng Bộ Công an là Phòng Hành chính, tại các đơn vị trực thuộc Bộ Công an là Phòng tham mưu hoặc đơn vị tương đương cấp phòng thực hiện chức năng lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân), Công an cấp tỉnh (là phòng Tham mưu), Công an cấp xã (phân công cán bộ chuyên trách lưu trữ) thực hiện chức năng, nhiệm vụ lưu trữ hiện hành.
Thủ trưởng Công an các đơn vị, địa phương thực hiện chức năng lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. Sĩ quan, hạ sĩ quan làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ Công an nhân dân.
Sĩ quan, hạ sĩ quan làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ độc hại theo quy định hiện hành của Bộ Công an đối với cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và các chế độ, chính sách khác theo quy định.
Thông tư cũng quy định nội dung đáng chú ý là trước ngày 31/12 hằng năm, Công an các đơn vị, địa phương có trách nhiệm tổ chức rà soát hồ sơ, tài liệu; lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ. Đối với hồ sơ, tài liệu giữ lại, đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương lập mục lục hồ sơ, tài liệu và gửi mục lục về bộ phận lưu trữ.
Sĩ quan, hạ sĩ quan khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ công tác hưởng chế độ hưu trí có trách nhiệm bàn giao đầy đủ, nguyên vẹn hồ sơ, tài liệu cho đơn vị (mẫu số 01); không được giữ hồ sơ, tài liệu cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang đơn vị khác.